Päivitetty 15.5.2022

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen, joka säätää EU:n kansalaisten oikeuksista tietosuojaan sekä omien henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjä
STC Kehitys Oy (Soldem ja Toteemi)
Y-tunnus: 2984623–7
Hatanpään valtatie 20, 33100 Tampere

Yhteyshenkilöt

Rekisterin nimi
Ilmoituskanavan rekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus ja käsittelyperuste
Ilmoituskanavan käytön yhteydessä kerätään ja tallennetaan henkilötietoja ilmoituksen jättäneistä henkilöistä, sekä niistä henkilöistä, joita kanavan kautta tehtävä ilmoitus koskee. Tässä dokumentissa edellä mainittujen henkilötietoihin viitataan sanalla ”rekisteröity”. Rekisteröidyt voivat olla esimerkiksi nykyisiä/entisiä työntekijöitä tai asiakasyritysten tai alihankkijoiden edustajia.

Henkilötietojen keräämisen, käsittelyn ja tallentamisen perusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen (Ilmoittajansuojeludirektiivi (EU) 2019/1937 sekä Ilmoittajansuojelulaki 1171/2022) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu varmistaa työntekijöiden eettinen ja lainmukainen toiminta.

Rekisterin tietosisältö
Ilmoituskanavassa ei ole rajoitettu sitä, mitä tietoja yksittäinen ilmoitus voi sisältää vaan sisältö määrittyy tapauskohtaisesti. Ilmoittaja voi tehdä ilmoituksen nimettömänä tai omalla nimellä. Rekisterissä voidaan käsitellä ainakin seuraavia tietoja:

  • Perustiedot: Nimi, syntymäaika/henkilötunnus, yhteystiedot,
  • Organisaation tiedot: rekisteröidyn asema organisaatiossa,
  • Ilmoittajan antamat tiedot: kuvaus epäillystä väärinkäytöksestä ja kaikki siihen sisältyvät henkilötiedot,
  • Ilmoituksen käsittelyn ja tutkinnan aikana kerätyt lisätiedot, joiden sisältö määrittyy käsiteltävän tapauksen perusteella.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Ilmoituskanavaan jätetyn ilmoituksen sisältävät henkilötiedot. Ilmoituksen voi kanavaan jättää kuka tahansa, kuten nykyinen/entinen työntekijä, työnhakija tai asiakasyritysten, alihankkijoiden tai muiden sidosryhmien edustaja.

Ilmoituksen käsittelyn ja tapauksen tutkinnan aikana rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja rekisteröidyltä itseltään tai muista lähteistä esimerkiksi sellaisessa tilanteessa, kun ilmoitus sisältää henkilötietoja myös muista henkilöistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käsitellään organisaation sisällä niiden henkilöiden toimesta, joille yrityksen johtoryhmä on antanut tehtäväksi ilmoituskanavan ilmoitusten käsittelyn.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi rekisterinpitäjän neuvonantajille tai asiantuntijoille, kuten lakiasiaintoimiston edustajalle tai viranomaisille siten, kuin viranomaisilla on erityislainsäädännön perusteella tähän oikeus.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Mikäli tietojen käsitteleminen tai siirtäminen EU/ETA:n ulkopuolelle on tarpeellista tämän tietosuojaselosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelyn ja ilmoitusten tutkinnan vuoksi, toteutetaan käsittely noudattaen tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Kaikkia henkilötietoja käsitellään hyvien tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.

Ilmoituskanava on toteutettu Juuriharja Consulting Group Oy:n First Whistle -järjestelmässä, joka mahdollistaa tietoturvallisen ja lainmukaisen, täysin anonyymin ilmoittamisen-

Tietoja käsitellään organisaation sisällä niiden henkilöiden toimesta, joille yrityksen johtoryhmä on antanut tehtäväksi ilmoituskanavan ilmoitusten käsittelyn. Henkilötietoja käsittelevät työntekijät ovat allekirjoittaneet tietosuoja- ja salassapitosopimuksen ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötietoja käsittelevät työntekijät kertaavat säännöllisesti tietoturvaa- ja tietosuojaa koskevia ohjeistuksia.

Tietojen säilytysaika
Tietojen säilytysajat perustuvat Ilmoittajansuojelulain 29 §:än, jonka mukaan ilmoituskanavan kautta tulevat tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta. Säilytysaika voi olla pidempi, mikäli tietojen säilyttäminen on välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Väärään kanavaan tulleet ilmoitukset poistetaan kolmen kuukauden kuluttua tutkinnan päätyttyä.

Henkilötietojen säilytysaika määritellään ja dokumentoidaan ilmoituskohtaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, käsitelläänkö häntä koskevia tietoja ja mitä tietoja käsitellään voimassa olevan lain mukaisesti. Tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa säädettyä rekisteröidyn oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa Ilmoittajansuojelulain 31 §:n nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus oikaista tai täydentää rekisterin tietoja tai pyytää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen, vanhentuneen tai rekisterin käyttötarkoituksen vastaisen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.

Ilmoittajansuojelulain 31 §:n mukaan Tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädettyä rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta Ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseään kohdistuvia käsittelytoimia siltä osin, kun tietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyn tulee esittää henkilötietojen käsittelyn vastusta koskeva vaatimus ja yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Pyynnöt rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tulee tehdä sähköpostitse ja pyynnössä tulee kuvata mahdollisimman tarkasti mitä oikeuksiaan rekisteröity haluaa käyttää. Kaikissa henkilötietojen keräämiseen, käsittelyyn, tallentamiseen ja säilyttämiseen liittyvissä kysymyksissä voit kääntyä tietosuojavastaavan puoleen.

Yhteydenotot sähköpostitse: tietosuoja@soldem.fi

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto).

Tietosuojaselosteen muutokset
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten rekisteröidyn tulee tutustua tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.