Tämä kuva kertoo hyvin, miten Soldemilla sairauspoissaolot saatiin laskemaan rajusti vuonna 2019. Saimme aitoa yhteistyötä aikaseksi, keskityimme siihen mihin pystyimme täysin vaikuttamaan ja meillä oli riittävä määrä dataa sekä ymmärrystä haasteestamme. Päätin projektin vetäjän näkökulmasta vielä tiivistää mitä käytännössä tapahtui, että lumipallo lähti pyörimään ja tulokset yllättivät positiivisesti. Ties vaikka oppisi jotain tulevaisuuden projekteja ajatellen.
Riittävä määrä dataa ja ymmärrystä alkuvaiheessa
Yksi vuoden 2019 tärkeimmistä tavoitteistamme oli tiputtaa sairauspoissaoloja 10 % vuoteen 2018 verrattuna. Aloitin tämän projektin haastattelemalla 30 myyjäämme ja 15 myyntiesimiestämme. Tavoitteena oli selvittää, mistä meidän sairauspoissaolot johtuu ja miten niihin voitaisiin vaikuttaa parhaiten. Teimme myös työn imu ja työn merkityksellisyys kyselyn. Kun esittelin ihmisillemme tutkimusten tuloksia ja johtopäätöksiä, minulla oli tosi itsevarma olo. Ei sen takia, että ne olisivat olleet täydelliset, vaan sen takia, että ne tukivat selkeästi käsitystä, mikä meillä oli ollut sairauspoissaoloihin liittyen organisaatiossa jo kauan. Meillä oli riittävä määrä tutkimusta ja dataa, ja se sen vuoksi oli itsevarma olo lähteä tekemään toimenpiteitä.
Mielestäni liika tieto hidastaa ja sekoittaa. Kun tietoa on liikaa alkaa tuntua, että kaikki asiat liittyvät toisiinsa ja aluksi yksinkertaisesta ja hyvin rajatusta projektista kasvaa mammutti, joka onnistuessaan ”pistää kaiken kuntoon”. Kun tietoa on liian vähän, keskustelu pyörii mutu -pohjalla ja se vähäinenkin tieto mitä on käytössä, jää taka-alalle.
Olennaisinta oli, että kaikilla oli kattava ymmärrys mitä me voimme muutoksessa voittaa. Kaikki tiesivät tarkalleen paljonko yritys tekisi tulosta, jos sairauspoissaolot tippuisivat yhden prosenttiyksikön. Ei ollut pienintäkään epäselvyyttä siitä, kannattaako tähän asiaan panostaa. Tästä kaikesta sain ison määrän itsevarmuutta lähteä viemään projektia eteenpäin. Uskon, että sen takia monen muunkin oli helppo innostua ja lähteä mukaan.
Keskity toimintaan – älä lukuihin
Olin juuri katsonut tämän Reggie Riverssin TedX -puheen ja innostunut sen yksinkertaisuudesta. Olin varma, että mikäli keskitymme toimintaan emmekä tuijota lukuja raportoinnista, niin työkykymme parantuisi. Meillä tämä tarkoitti uudistettua varhaisen tuen mallimme noudattamista. Esimerkiksi tiiminvetäjältä on turha vaatia matalaa sairauspoissaoloprosenttia, koska hän ei päätä onko joku kipeänä. Sen sijaan se miten toimimme, jos ihminen on sairaana, on täysin meidän päätettävissä ja sitä kannattaa vaatia.
Kun valmensimme avainhenkilöille varhaisentuen keskusteluiden pitämistä, korostimme siinäkin, että tavoitteena on auttaa ihmisiä löytämään keinot oman työkyvyn parantamiseksi. Sen jälkeen seurataan ja vaaditaan, että tätä sovittua toimintaa tapahtuu. Esimies ei voi tehdä kenestäkään tervettä, mutta hän voi sopia toiminnasta, joka parantaa työkykyä ja vaatia tätä toimintaa ihmiseltä. Kun viestin projektista ihmisillemme, keskityin lukujen sijaan siihen, miten toiminnassa on kehitytty ja onnistuttu. Fokus pysyi niissä asioissa, joihin pystyimme vaikuttamaan. Tämä toi ihmisille hallinnan tunnetta.
Älä ota omistajan roolia – edistä yhteistyötä
Olen aikaisemmin projektin vetäjän roolissa ajanut itseni tilanteeseen, jossa yhtäkkiä olenkin yksin tekemässä päätöksiä ja suunnitelmia, vaikka tavoitteena on ollut tehdä projektia yhteistyössä. Jotenkin olen ajautunut tähän pisteeseen aikaisemmin sitä kautta, että olen projektin vetämisen lisäksi ottanut ”projektin omistajan” roolin. Omistajan rooliin ajautuu helposti silloin, kun projektiin sitoutuu 100 % ja se on itselle tosi tärkeä. Tällöin syvällä sisimmässä tehtävässä onnistumisesta tulee jotenkin enemmän tärkeää oman itsensä takia, eikä organisaatio kehittymisen takia. Tämä on itselläni johtanut toiminnan tasolla siihen, että olen ottanut valtavasti vastuuta sekä tehtäviä ja tehnyt päätöksiä yksin, koska olen ajatellut minun kuuluvan ottaa ratkaisijan roolia. Tämä kaikki on sitten lopulta johtanut siihen, että projektissa mukana olleet ihmiset ovat alkaneet olettamaan, että ”kai se projektin vetäjä sen hoitaa”.
Tällä kertaa päätin, että minun roolini on vetää tätä projektia, mutta omistajana toimii useampi ihminen. Tehdessäni tutkimusta keskustelin erittäin laajasti meidän ihmisten kanssa. En pelkästään avainhenkilöiden, vaan myös myyjiemme kanssa. Kaikki kokivat asian tärkeäksi ja ymmärsivät, mitä voimme voittaa tässä projektissa. En ollut enää kutsumassa ihmisiä töihin omistamaani projektiin, vaan hoidin omaa ruutuani. Kun omistajuutta ei ollut itselläni, se aukaisi itselläni silmät aivan uudella tavalla yhteistyölle. Uskalsin itse toimia täysin omilla vahvuusalueillani ja pyytää apua usein, kun en osannut jotain. Tietoa jaettiin avoimesti ja usein, jotta ihmiset pystyivät auttamaan ja tekemään päätöksiä. Jatkuvan avoimen ja yhteisen keskustelun kautta yhteistyölle oli toimintaedellytykset.
Kun vaikean alkuvuoden jälkeen toiminnan tulokset alkoivat näkyä vähentyneinä sairauspoissaoloina, todella moni ihminen koki myös onnistuneensa. Lopulta sairauspoissaolot tippuivat vuoden aikana 23 % verrattuna vuoteen 2018 ja viimeisen 6 kk aikana tiputus oli 37 %. Kiitos tästä kovasta tuloksesta kuuluu koko Soldemille.
