Taitava nuorten johtaminen on ollut jo pitkään Soldemin tärkeä kilpailuvaltti. Etätyöhön siirryttäessä johtamisen rimaa nostettiin entisestään ja parhaat toimintamallit haluttiin löytää nopeasti. Tavoitteena on varmistaa tuloksentekokyky, ihmisten kasvu ja hyvinvointi etätyössä.
Soldemilla etätyöhön valmistauduttiin huolellisesti. Kotitoimistoihin siirryttiin porrastetusti, nostamalla etätyöntekijöiden määrää päivittäin aina vähän lisää. Tämä tehtiin jo silloin, kun siihen ei vielä ollut varsinaista pakkoa. Se edesauttoi sujuvuutta, koska ongelmat koskivat aluksi vain pientä joukkoa. Ensimmäiset johtamisen opit uusista toimivista ja toimimattomista malleista saatiin ennen kuin kaikki olivat etänä.
Tässä tärkeimmät keinot, joita Soldemin tiimijohtajien ja muiden esimiesten työkalupakkiin on koottu:
1. Korosta ohjeiden selkeyttä ja löydettävyyttä
Kiteytä viestintää. Asiat, jotka vaativat tarkkuutta, kannattaa käsitellä etäpalavereissa rauhallisella rautalankamallilla. Käytä apuna tekstiä ruudulla. Varmista, ettei viestinnässäsi ole mitään tulkinnanvaraa.
2. Ole tarkkana kirjallisen viestinnän sävystä
Kirjallisessa viestinnässä on iso väärinymmärryksen riski. Varsinkin tiimijohtajien kannattaa poistaa teksteistä negatiiviset tunteet ja lisätä omien tiimiläisten kiittämistä. Hyvin perustellut kiitokset kertovat, että tiimijohtaja on läsnä työnteossa.
3. Pureudu konkretiaan
Etätöissä asioihin tarttuminen ja niistä viestiminen jää helposti yleiselle tasolle. Se voi vaikuttaa siihen, että toiminnassa ei tapahdu haluttua muutosta. Kehota muita miettimään hyvin konkreettisesti, miten he pääsevät senhetkiseen tavoitteeseensa.
4. Kuuntele, älä kontrolloi liikaa
Aina asioita ei tarvitse ratkaista. Älä pyri kontrolloimaan kaikkea, vaan ota ihmisten huomiot ja kommentit vastaan sellaisina kuin ne ovat. Tällainen tyyli rohkaisee matalan kynnyksen osallistumiseen.
5. Auta hahmottamaan kokonaisuus
Varmista, että kaikki ymmärtävät, missä mennään päivittäin suhteessa yhteiseen tavoitteeseen. Kehota jokaista miettimään, mikä hänen työssään on tärkeää muulle tiimille. Korosta, että jokaisen osuudella on oma roolinsa tavoitteiden saavuttamisessa ja työyhteisön toiminnassa.
6. Älä tee etätyöstä liian virallista tai vakavaa
Osoita, että aina ei tarvitse puhua työstä. Ihmiset reagoivat eri tavalla tähän tilanteeseen, joten tiimijohtajien on hyvä soittaa herkästi heille, joista ei ole kuulunut vähään aikaan mitään. Myös huumorista kiinni pitäminen on tärkeää.
7. Huomioi, mitkä piirteet sinusta nousevat esiin stressitilanteessa
Etäkohtaamisissa ihmisten piirteet – esimerkiksi kontrollinhalu tai ratkaisuinto – näyttävät tulevan esille korostetusti. Omasta painetilanteen käyttäytymisestään voi vaikka kertoa ääneen omalle tiimille.
8. Uskalla heittäytyä avoimesti
Henkilöstö kaipaa tilanteen sanoittamista ja sitä, että joku kertoo omilla kasvoillaan, mihin suuntaan yritys on menossa. Se rauhoittaa ihmisten mieltä. Kokeile esimerkiksi videotervehdyksiä ja podcasteja.
9. Edistä yhteistyötä yli osasto- ja yritysrajojen
Jakakaa tietoa, jotta ette toimi erillisissä kuplissa. Muiden organisaation jäsenten kutsuminen oman tiimin palavereihin saattaa aluksi vähän ahdistaa, mutta tuloksena voi olla lisää luottamusta, innovatiivisuutta ja ketteryyttä organisaatioon ja omaan työhön.
10. Harkitse parityöskentelyn mahdollistamista
Sitä kannattaa kokeilla, jos tilanteessa ei näytä olevan terveysriskiä. Erityisesti joillain sosiaalisimmilla työntekijöillä parityöskentely toisen kotona voi toimia paremmin kuin työnteko yksin.
Näiden kymmenen ajankohtaisen neuvon lisäksi on yksi, joka on tarkoitettu tulevaisuutta varten. Tarkkaile, miten käytätte aikaa. Tutkimusten mukaan ihmiset saavat yleensä etätöissä enemmän aikaiseksi kuin työpaikalla, koska turhat asiat jäävät pois. Kun etätyöskentelyn aikana huomataan, mikä vanhassa tekemisessä oli turhaa, siitä voidaan hyötyä jatkossa. Esimerkiksi palaverit näyttävän olevan etänä tehokkaampia. Niissä on selkeämpi agenda, niihin on valmistauduttu paremmin ja niissä pysytään asiassa. Lisäksi ne eivät veny yli varatun ajan.
